ES CONVENIENTE TERCERIZAR?

En el presente trabajo se analizan diversos aspectos que hacen a la correcta utilización de la herramienta “Tercerización”.

El objetivo del trabajo es la visualización del tema desde una perspectiva mayor a la de la mera reducción de costos en el corto plazo, sin tener en cuenta horizontes mas largos de tiempo, que obliguen a pensar en forma continua en la reducción de costos, y no en “soluciones de coyuntura”.

Se pretende dejar evidenciado el contexto en el cual la desintegración de una empresa es apta para la mejora de competitividad; y cuando el proceso inverso, el de integración, es la herramienta adecuada.

También se analiza al Outsourcing, como parte de la tercerización, y como las vinculaciones con la calidad total o el costeo objetivo podrían servir para la mejor gestión a largo plazo.

Por último se analizan los factores que hacen ventajosa la política de tercerización.

A lo largo de todo el trabajo se exponen algunos ejemplos que forman parte del trabajo cotidiano, y que entiendo servirán para ilustrar las ideas que se desean expresar.

Juicio a la Tercerización

La intención del presente trabajo es someter a debate algunos de los conceptos que utilizamos tanto en nuestra función docente como en el desarrollo de nuestra actividad como consultores u hombres de línea en distintas empresas.

He escuchado en numerosas oportunidades en congresos, disertaciones, clases, y también en reuniones empresariales;  a personas “vendiendo” la herramienta de tercerización; convencidos o no, pero convenciendo a otros sobre lo útil de su aplicación con el objetivo de reducir costos.

No pienso desarrollar en este trabajo ninguna comparación numérica que nos ilustre o informe sobre como decidir cuantitativamente sobre la conveniencia de una u otra alternativa; tampoco voy a negar la importancia que tiene la correcta utilización de la tercerización como herramienta; simplemente quisiera analizar y proponer a todos que analicemos desde lo conceptual, algunos aspectos que ponen de manifiesto que no siempre se utiliza racionalmente y que su utilización en muchos casos deja al descubierto errores cometidos anteriormente.

Además estoy convencido de que la moda y la comodidad de consultores y gerentes contribuyen a la difusión de su utilización, aún cuando lo numérico, lo táctico o lo “estratégico”, indiquen que no es conveniente.

Solamente para no volver a utilizar el término, creo que no existe estrategia de tercerización, que es solamente una táctica o una forma de operación, y que la estrategia es la localización y construcción de una planta. Por lo tanto solamente estamos hablando de estrategia si la utilizamos en el momento de construir una planta o no, y donde hacerlo.

Alguna de las frases escuchadas:

1)     La tercerización es imprescindible a la hora de reducir costos.

2)     Comprar en lugar de Hacer, hace variable los costos, por eso es ventajoso.

3)      Outsourcing es tercerización.

4)     Se debe tercerizar cuando no se corren riesgos, o estos riesgos son bajos; de que los terceros conozcan los clientes, el mercado, el producto, la distribución, etc. Si esto no es así, el tercero puede convertirse en competidor.

5)     Si se terceriza, y el tercero incumple las normas legales, es su problema.

6)     El que no terceriza desaparece.

Algunos intentos de respuesta:

La tercerización es imprescindible a la hora de reducir costos.

No creo que haga falta demasiada explicación para dar por tierra con esta afirmación. La tercerización es conocida y utilizada como herramienta desde hace décadas, sin embargo ha comenzado a utilizarse en forma masiva y sistemática en los últimos años, y además se utiliza en mayor número en países que enfrentan crisis económicas y recesión prolongada.

Cualquier libro de administración de hace 25 o 30 años utilizaba a la integración, tanto vertical como horizontal, para maximizar el lucro. Cualquier forma de integración parece contraria a la tercerización. No quisiera jugar demasiado con el lenguaje, pero el antónimo de integración en nuestra lengua ¿es desintegración?; si la respuesta fuera sí; cuándo las empresas deciden tercerizar, ¿se desintegran?.

La desintegración en términos económicos es la compartimentalización de procesos y/o productos y/o actividades, y su compra a proveedores externos. Es la situación en la que las empresas obtienen todo lo que necesitan para cumplimentar la cadena de valor, especialmente manufactura y distribución, a través de mecanismos del mercado. El límite de la desintegración se presentaría si todas las transacciones fueran individuales y no existiera coordinación dentro de ninguna empresa.

Una empresa es básicamente una invención en la que dentro de ella no existe el sistema de precios, ya que supera el mecanismo de los precios. A menor integración mayor es el número de precios de los factores productivos, que las empresas compran por la interacción de las fuerzas del mercado.

La integración, como contraposición, se da por razones de costo, calidad, seguridad de suministro, diseminación del riesgo, cumplimiento de fechas de entrega, etc.

Centrando la discusión en Argentina, dado que profesionalmente es el terreno que conozco, opino que “la moda”, “la comodidad” y “la falta de políticas”; son las principales causas del exceso de utilización de dicha herramienta.

La moda; dada la publicidad, cantidad de cursos sobre el tema, utilización en otros lugares (aunque bajo otras circunstancias), utilización en otros rubros o en otras empresas. Todo esto junto, da como resultado que se deba utilizar. Argentina es uno de los países con mayor cantidad de vehículos 4x4 “per cápita”, la gran mayoría utilizados para viajar desde San Isidro o Belgrano hasta el Microcentro. No hay barro, no hay nieve, no hay arena, no hay piedra, solamente algunos baches y a veces algo de inundación. Creo que la moda algo debe explicar.

La comodidad; tanto por parte de los empresarios, como por parte de los gerentes y consultores. Los empresarios porque es sabido que “comprar y vender” ofrece muchas menos dificultades que “producir”. En este momento, y siguiendo el análisis de nuestra lengua se me ocurre definir la palabra “empresario”. Dice el diccionario, Persona que dirige una empresa. “Empresa”, en una de sus acepciones, Acción de emprender; pero en otra acepción, sobre la que me interesó filosofar dice, Esfuerzo grande realizado por alguien para conseguir algo. En los esquemas de desintegración y trasferencia de productos, procesos o actividades; la inversión es stocks, activos fijos, fluctuaciones de demanda, etc.; las soporta el proveedor. Me pregunto; ¿Quién realiza el esfuerzo grande?.

Por lo que corresponde a gerentes y consultores, son muchas las veces en que decimos a nuestros asesorados lo que a ellos les gustaría escuchar. Si se percibe que el empresario quiere tercerización, 90% de probabilidad a que el asesoramiento irá en ese sentido. (Es más fácil cobrar el sueldo o los honorarios, en caso de error el mismo será compartido, es menos antipático, etc.)

La falta de políticas; tanto gubernamentales como de la propia empresa. Las gubernamentales, son las que provocan incertidumbre a la hora de las decisiones de mediano y largo plazo; lo que conlleva a evitar o minimizar los riesgos y a no invertir. Las indefiniciones políticas de la propia empresa, que la circunscriben en el corto plazo, evitando la capacitación del personal, simplificando el negocio y con el resguardo siempre presente de abandonar el emprendimiento de la forma menos traumática.

Para dejar bien en claro mi opinión sobre la afirmación, considero a la tercerización una herramienta útil para la reducción de costos, una de las tantas que tenemos en nuestra caja de herramientas, y que es bueno utilizar según el trabajo a realizar. Se puede clavar un clavo con una pinza y se puede revolver el café con un tenedor; pero un martillo y una cuchara son mejores soluciones para desarrollar cada una de las tareas propuestas.

Comprar en lugar de Hacer, hace variable los costos, por eso es ventajoso.

                       

Solamente con el ánimo de clarificar la afirmación, y traducirla para que se pueda realizar algún comentario adicional; la tercerización contribuye generalmente a disminuir los costos fijos, pero aumenta los costos variables. Si se piensa que esto no es así, significaría alguna de las siguientes alternativas:

Si no aumentan los costos variables, significaría tercerizar con un proveedor que cobra aproximadamente los mismos costos variables que hubiera soportado quien compra, más algunos costos fijos, más algo de utilidad; a un precio menor al de los costos variables del que está tercerizando. Esto carece de sentido, salvo con economías de escala de efectos fuera de lo común, índices de eficiencia ampliamente superiores o tecnologías sumamente dispares.

Con lo anteriormente expuesto, si no bajan los costos fijos; ¿Para qué tercerizar?.Siguiendo con el razonamiento expuesto anteriormente, y enfatizando que es como se presenta normalmente la alternativa de tercerización, queda evidenciado que disminuyen los costos fijos y aumentan los costos variables.

Operando en cualquier volumen inferior al punto (x), los costos de comprar son inferiores a los costos de hacer; pero operando a partir del punto (x) la conveniencia económica de hacer es evidente.

Comprar en lugar de hacer produce disminución en los costos totales, cuando se opera con volúmenes restringidos. Por esta razón las crisis recesivas, los altos costos financieros que obligan a trabajar con lotes mínimos de producción, la inexistencia de horizontes de planeamiento de mediano y largo plazo, etc.; llevan a este tipo de decisión, y por la misma razón, pero en contraposición; en economías en expansión, con bajos costos financieros y con perspectivas de largo plazo, la integración es la herramienta utilizada para reducir costos.

Outsourcing es tercerización.

Con ánimos de sincerarme debo aclarar que esta afirmación también la escuché al revés, tercerización es outsourcing, y en este punto creo que vale la pena explicar que la conveniencia de la decisión de hacer o comprar, puede evaluarse:

1° Cuando nunca se hizo ni se compró.

2° Cuando se está comprando y se evalúa pasar a hacer.

3° Cuando se está haciendo y se evalúa comprar.

Solamente esta 3° alternativa configura la realización de “Outsourcing”; que además de “sacar afuera”, en términos de administración significa la reversión de la decisión de hacer.

Lo expuesto puede significar varias cosas que se me ocurre merecen comentarse:

a)     La empresa tomó la decisión de hacer, sin evaluar si era o no conveniente; de haberlo evaluado debió inclinarse por la decisión de comprar, ya que existían diferencias monetarias significativas en ese momento. (El error se debió a la falta de evaluación)

b)     La empresa tomó la decisión de hacer, evaluando la decisión de comprar, pero no existían diferencias monetarias significativas para ese momento. Tiempo después, lo que no era significativo pasó a serlo. (El error se debió a no juzgar importante la diferencia, por tener una posición cómoda)

Bienaventurados los que vivan épocas de crisis, porque agudizarán su ingenio. Esta plegaria, sirve para ilustrar algunas frases escuchadas de parte de empresarios, “Cuando estábamos bien no contábamos las monedas”, o “Lo que ganábamos era mas que suficiente, por eso no prestábamos atención a ciertos costos”.

c)     La empresa tomó la decisión de hacer, evaluando la decisión de comprar, pero no existían diferencias monetarias significativas que en ese momento fueran compensatorias del riego de tercerizar. Tiempo después, lo que no era significativo pasó a serlo, entonces vale la pena correr el riego. (En este caso no existe error, sino un cambio de parámetros que altera la decisión)

d)     La empresa tomó la decisión de hacer, evaluando la decisión de comprar; existían diferencias monetarias significativas en ese momento. Tiempo después, se producen cambios que hacen cambiar la decisión.

En este caso debiéramos preguntarnos cuál fue el cambio, si la empresa pudo o no percibirlo y si la empresa pudo o no adaptarse a él.

Si no percibió el cambio, o percibiéndolo no pudo reaccionar; estamos en presencia de errores de gestión.

Si percibió el cambio y no reaccionó, ya que evaluándolo juzgó su conveniencia; entonces el outsourcing es un acierto.

En cada una de las oportunidades en que juzgamos si se pudieron cometer errores, estamos reconociendo que se desarrollaron actividades innecesarias, que no agregaron valor y si costo, o que agregaron más costo del que correspondía. Creo que la Calidad Total puede darnos una mano para la mejor gestión si este fuera el caso.

Por otra parte, si el producto se planifica desde su nacimiento y hasta su desaparición, tomando en consideración todas las etapas que componen la cadena de valor, y se analiza cada proceso y cada actividad a desarrollar, desde antes de su lanzamiento, el outsourcing sería una medida de excepción. No así la evaluación “ex-ante” de hacer o comprar. En este caso el Costeo Objetivo puede sernos de utilidad.

Se debe tercerizar cuando no se corren riesgos, o estos riesgos son bajos; de que los terceros conozcan los clientes, el mercado, el producto, la distribución, etc. Si esto no es así, el tercero puede convertirse en competidor.

Toda la bibliografía existente sobre costos, gestión o administración, es superabundante en este tema. No creo estar en condiciones de aportar demasiado y además no creo que el tema sea merecedor de una polémica.

                       

Lo que sí quiero es dar algunos ejemplos en los que no me resulta clara la forma en que se utiliza la herramienta, y solamente para que nos lleve a la reflexión los tomo como modelos:

En la industria de la construcción, la tercerización bajo la forma de subcontratación es muy utilizada, para todas o casi todas las actividades que se desarrollan en una obra. El subcontratista por lo general, no trabaja en un taller aislado sino que lo hace en la obra.

Conoce el producto mejor que la empresa que lo contrató, conoce el mercado de la misma forma que la empresa que lo contrató, y a partir del momento en que fue contratado, conoce al cliente.

El riesgo parece ser lo suficientemente importante, pero el horizonte de planeamiento es la siguiente explicación que uno suele recibir; dicho de otra manera, un empresario de la construcción dirá que subcontrata dado que al terminar la obra no sabe si habrá otras obras, lo que le implicaría despedir personal.

Esta explicación es condición necesaria, y sería suficiente en cualquier otro tipo de empresa, pero la industria de la construcción no incurre en indemnizaciones ya que está protegida por un seguro de desempleo.

No estoy tratando de clarificar la cuestión, solamente de resaltar que la bibliografía relativa a los costos no explica este fenómeno, y que el mismo solo tiene explicaciones o desde lo psicológico o desde alguna perspectiva de encuadre fuera de las normas legales, que trataré de analizar en la próxima afirmación.

Si se terceriza, y el tercero incumple las normas legales, es su problema.

Esta afirmación implica que la comparación económica entre hacer o comprar se realiza entre una empresa que hace, encuadrada en las normas legales, y pretende comprarle a una empresa que elude o evade las normas.

El primer punto a considerar es la responsabilidad, son muy escasas las situaciones en las que se puede acotar la responsabilidad legal, ya que en la inmensa mayoría de los casos el riesgo es asumido por la empresa compradora, debido a que la responsabilidad es solidaria y subsidiaria.

El segundo punto a considerar es si el fin justifica los medios; si verdaderamente el afán de bajar costos debe llegar a fomentar, o usufructuar este tipo de situaciones.

Recuerdo en este momento un pequeño cuento muy ilustrativo:

“Una señora llega a las oficinas de un abogado y le expresa que se quiere divorciar, el letrado le dice que no tiene ningún inconveniente en iniciar el juicio de divorcio, y que por una módica suma resolvería su caso. La mujer le pregunta: ¿Cuánto es una módica suma?, a lo qué el abogado responde, digamos cinco mil pesos. Déjelo doctor, por menos de la mitad de esa suma lo hago matar.”

El que no terceriza desaparece.

En todo lo expuesto hasta aquí, debe haber quedado claro que la tercerización es útil para reducir costos en ciertos casos, en algunos momentos y bajo determinadas circunstancias.

Ni quien terceriza tiene garantizado el éxito, ni quien se integra está destinado al fracaso.

Ahora bien, cuales son las razones que hacen ventajosa a la alternativa de comprar, sobre la de hacer. Opino que aunque busquemos aristas para comprender el tema, los factores que determinan que alguien pueda hacer las cosas en iguales condiciones de calidad y con la misma frecuencia, pero mas barato; son: “la tecnología”, “las economías de escala” y “la especialización”.

1º La tecnología

El factor tecnológico es un diferencial muy importante a la hora de las comparaciones. Si quien hace, evalúa la alternativa de comprarle a alguien que posee una tecnología muy superior, las superaciones tecnológicas de las últimas décadas estuvieron básicamente centradas en la obtención de mayores rendimientos, con la consiguiente reducción de costos; por lo tanto las posibilidades de que la balanza se incline hacia la decisión de comprar, son altísimas.

El único cuestionamiento que cabe en este caso es ampliar la evaluación, y no quedarse solamente con la alternativa de hacer o comprar; sino también evaluar a posteriori la incorporación o no de esta tecnología.

2º Las economías de escala

Si la comparación entre hacer y comprar se realiza con un tercero que produce y vende volúmenes superiores, las diferencias al cuantificar tanto los costos variables como los costos fijos, determinarán el rumbo de la decisión.

Los costos variables seguramente serán menores en el tercero, debido a la optimización de los volúmenes de compra, que los transformará en regresivos.

Este efecto de regresividad puede darse también por la optimización del uso de los componentes variables, debido a que volúmenes mayores redundan en desperdicios relativamente menores.

Los costos fijos unitarios serán menores, dado que el mayor volumen de producción del cociente, indica este impacto.

Es de destacar además, que manejarse en escalas de producción y ventas superiores, harán más viable cualquier proyecto de inversión sobre la incorporación de nuevas tecnologías; esto se transforma en un círculo vicioso. (mayor economía de escala, que permite el acceso a mejor tecnología, que permite a su tenedor una escala mayor)

3º La especialización

La mayor especialización lleva implícita una mayor eficiencia. Seguramente el especialista hace las cosas mejor y más rápido. Esto repercutirá tanto en los costos variables como en los fijos a la hora de la evaluación económica.

Los costos variables serán menores, debido a que la comisión de menos errores redundará en menores desperdicios, menos unidades defectuosas y menos costos de reprocesos.

Los costos fijos serán menores, al logro de mayor cantidad de unidades en igual tiempo, o de igual cantidad de unidades en menor tiempo. En el primer caso, el mayor volumen reduce el cociente; y en el segundo caso se generan menos costos, debido al menor tiempo de trabajo.

A MODO DE CONCLUSIÓN

Siempre que explico este tema a mis alumnos, o asesoro a algún cliente me expreso en primera persona y me pregunto a modo de comentario:

a) ¿Por qué alguien puede hacer las cosas mejor que yo?

b) Si las hace, ¿Qué me impide imitarlo, superarme y superarlo?

c) ¿Por qué si a sus costos variables, que son aproximadamente los mismos que los míos; agrega algunos costos fijos y además su utilidad; y así y todo, puede ser más barato que yo?

Respuestas viables:

                        Tiene mejor tecnología.

Trabaja en otra escala de producción y ventas.

Es experto en esa tarea.

Respuestas inviables:

No paga impuestos.

El personal está en negro.

Lo que el proveedor haga es su problema, a mí me cuesta más barato.

Algunos ejemplos que pueden ayudarnos a comprender:

Una fábrica de bicicletas, terceriza el servicio de limpieza de planta y oficinas, y también el servicio de seguridad y vigilancia.

¿Por qué razón el proveedor externo es mas barato?

¿Existe un diferencial tecnológico?, ¿Acaso el proveedor traerá escobas y baldes robotizados?

¿Es tan importante la economía de escala lograda en los detergentes y trapos de piso?; ¿La cantidad de superficie que limpiará el proveedor, es mayor a la que limpiaba el personal interno?; un vigilante contratado, en 8 horas de labor, ¿Vigila más que un vigilante en relación de dependencia?

Respecto de la especialización; en caso de que las tareas fueran desarrolladas por la propia empresa, ¿La limpieza la efectuaría un ingeniero nuclear, y la vigilancia La Madre Teresa?

Pocas de estas preguntas tienen respuesta, y de tenerla, la respuesta no sonará lógica ante oídos entrenados. Entonces aparecerá el “No son actividades estratégicas para una fábrica de bicicletas”

Repregunta: ¿El departamento de contaduría lo es?, ¿Y el de personal?.

No quiero extenderme más, seguramente la respuesta correcta habrá que buscarla por el lado de la economía informal de los proveedores; o por la falta de capacitación que da la empresa al personal interno; o por la falta de confianza en el personal, tanto por la forma de desarrollar las tareas, o por el ánimo de producir robos e infringir las normas.

Ya que no hacen bien su trabajo; tercerizo. (¿No es función del empresario corregir?)

Ya que me roban; tercerizo. (¿No será mejor encontrar las causas y evitarlas?)

Ya que no están capacitados; tercerizo. (La alternativa correcta, no será la capacitación del personal de todos los sectores de la empresa?)

En este momento me detuve a pensar que ocurriría si al llegar a mi casa, mi esposa me comunicara, que debido al mal desempeño de mis funciones de esposo y padre, que ha detectado en algunos momentos, ha decidido tercerizar algunas actividades.

 Bibliografía:

Costos

Juan Carlos Vazquez – Ed. Aguilar

Calidad Total – Competitividad. Vinculaciones con las nuevas técnicas de gestión.

Victorio Di Stefano, Verónica Alderete, Ariadna Colombo – Costos y Gestión Nº 39

Crecimiento, inversión y desarrollo en la Argentina.

Raúl N. Tomé – Ed. U.C.A.

Outsourcing: Herramientas para el análisis económico y estratégico.

Granda, F. E. Y Smolje, A. R. – Universo Económico Nº 36

AUTOR:  Victorio di Stefano, Universidad de Buenos Aires, Universidad Católica Argentina