Que debería contener una Política de Costos en una organización? Como mínimo, los siguientes temas:
1.- Reconocer que el Costo no es una función administrativa contable sino una función de producción en la organización. La necesidad de calcular los costos no nace en determinar el costo unitario para cerrar inventarios o el costo total para cerrar resultados; nace de la necesidad básica de sostenibilidad y supervivencia de la organización. Existen solo dos opciones para sostenerse y supervivir, que son manejar los ingresos y manejar los costos. Los ingresos son manejables pero hasta cierto punto solamente, porque dependen de su variable principal que son los precios, y estos no son controlados por la empresa. Los precios los controla el cliente, y por mucho esfuerzo de mercadeo que se le imponga, el cliente no pagara mas que lo que este dispuesto a pagar por el producto. Los costos son manejables en dos aspectos: los directos mediante combinaciones de uso y origen (cambios en las recetas, cambios en proveedores) y cambios en la estructura (la organización, el como se hacen las cosas, el quien las hace). Ambos aspectos son controlables por la empresa. Para lograrlo, hay que enfocar la tarea de los costos a nivel de toda la organización y no solamente de las necesidades contables. Para ello, es recomendable hacer depender la función de costos de los departamentos productivos o del mas alto nivel, para que puedan enfocar su accionar hacia todos los detalles en todos los departamentos productivos y de apoyo. Asimismo, es recomendable encargar la función a un profesional ingeniero industrial, mas que a uno contable, para contar con todas las herramientas de la ingeniería en el manejo de los costos. Las necesidades del área contable deberán ser cubiertas por esa unidad de costos a través de entregar periódicamente la información que el área contable requiera para sus objetivos de inventarios y resultados.
2.- Reconocer que la definición de costos es mucho mas amplia que la que le asignan los conceptos contables, e incluso que los costos que no reconoce la contabilidad son de mayor impacto en los resultados que aquellos que están incluidos en el Plan de Cuentas. La contabilidad define y captura los costos cuyo origen se ubica en la cuenta de Disponible, ya sea que el egreso sea contemporáneo o pasado; así, nunca reconocerá un costo proveniente de un estado general de desmotivacion en el personal por cualquier razón (métodos de dirección, nivel de remuneraciones, dificultad de las tareas, etc.). Sin embargo, múltiples estudios reconocen en esos costos no capturados los verdaderos causantes de las perdidas empresariales. Piense solamente en el efecto de un 5% de baja productividad por alguna de esas causales expuestas (o sea, el 5% del total de producción y ventas de un año), y que no aparecen en los estados de Costos tradicionales. Se estima que los costos no reconocidos por la contabilidad oscilan entre un 40% y un 60% de todos los costos reales de una organización.
3.- Reconocer que los costos deberían ser una preocupación corporativa global, no solamente de los niveles altos de dirección. El costo debería preocupar desde el jardinero hasta el top level de la compania. Por lo tanto, debería ser socializado, explicado, confrontado también con técnicas globales. Se deberían crear Comités entre todo el personal para analizar las maneras como se trabaja, los recursos que se usan, etc. No basta con tener normas de calidad de cualquier tipo, hay que lograr involucrar al personal en el objetivo de reconocer, denunciar, luchar contra los costos.
4.- Reconocer que la lucha contra los costos debería ser liderizada por el nivel mas alto de la empresa. Y recalcamos el concepto de liderizar, que es muy distinto al de encargar, ordenar, comandar, monitorear. Esto implica crear organizaciones internas que se encarguen de los costos, programas de socializacion y manejo, incitar la emulación entre las unidades, facilitar el acceso a nueva información, capacitar en técnicas, y monitorear estrechamente todo este aspecto crucial de la actividad empresaria. Debería ser la tarea principal del nivel mas alto; repetimos, puede controlar sus costos pero no así sus ingresos.
5.- Por ultimo, hacer carne en la organización del dicho atribuido a Alberto Einstein (origen no probado): No esperes lograr distintos resultados si sigues haciendo siempre lo mismo. Esta frase debería ser la columna vertebral de una Política de Costos orientada hacia la productividad.
Carlos M. Duarte M.
Ing. Comercial (UdeC, Chile), especialista en Ingenieria de Costos
ZAZENco Consulting srl
Especializados en Ingeniería y Contabilidad de Gestión y Costos
zazenco.consulting@gmail.com
Fono (00591) 776 - 41005
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