En Bolivia se acaba de decretar un doble aguinaldo (bono de navidad) para
los trabajadores asalariados que tomo de sorpresa a los medios empresariales y
a todo el mundo. Fue una medida inesperada, inconsulta, y obviamente afectara a los Flujos de Caja y
los costos de todas las empresas. La próxima gestión (2014) estará signada por
eventos electorales y es de esperar que se vuelvan a repetir este tipo de
eventos, y quizás otros con más impacto aun en los costos como puede ser el
cambio en los precios de los combustibles. La medida es discutible, pero en otros
ámbitos; en el empresarial solo es acatable, y crea la urgente necesidad de que
los empresarios despierten a la importancia que tienen los costos y la organización
en la sustentabilidad de sus empresas. Esto implica mejorar en las dos
variables sobre las cuales se erigen las decisiones empresariales: la Información
y la Estrategia. Es decir, debemos tener herramientas para poder detectar y
evaluar el cómo estamos y el para donde deberíamos ir. Es decir, estamos
hablando de Auditoria y de Diagnostico.
En un artículo anterior (http://ingenycontabcostos.blogspot.com/2013/09/que-es-una-auditoria-de-costos-y-para_16.html )
habíamos desarrollado el tema de la Auditoria de Costos, en qué consiste y para
qué sirve esta herramienta. Ahora que estamos a punto de comenzar otra gestión,
la 2014, queremos ponerla en contexto y alinearla con otra herramienta muy
utilizada en Ingeniería de Costos, el Diagnostico Organizacional.
Auditoria de Costos. Como su nombre lo indica, se trata de revisar aquellas
partidas que atingen a los costos de la empresa, entendiendo como Costos a los
recursos que en ella se manejan y transforman en productos y servicios. En
esto, el empresario debe tener claro que debe decidir que auditoria está
necesitando, ya que existe la Auditoria Financiera de los Costos y la auditoria
de Gestion de los Costos. La primera trabaja con la información contable y se
ocupa de verificar que las apropiaciones estén adecuadamente asignadas a las
partidas que correspondan, que el calculo de los costos unitarios sea el
correcto, que los costos totales estén apropiados a las unidades que le
correspondan, que los inventarios estén bien calculados, y que se cumplan con
los principios del control interno. La segunda, la de Gestion, agrega a lo
anterior el análisis de los eventos que afectan a los costos pero que no son
capturados por la Contabilidad Financiera por no haber estado incluidos en el Plan
de Cuentas o no haber sido controlados a través de los movimientos pasados o
presentes de las cuentas de efectivo. La diferencia es importante. La Auditoria
Financiera de Costos le dará tranquilidad en cuando a la valoración de sus
inventarios y por lo tanto del correcto dimensionamiento de sus Resultados
Contables, mientras que la Auditoria de Gestión de Costos le agregara a la
tranquilidad anterior un análisis de la manera como está gestionando sus
inventarios (almacenes, procesos de compras, traspaso a las cuentas de transformación, etc.)
y sobretodo lo alertara acerca de aquellas desviaciones que se detecten y que
puedan ser materia de mejora en la gestión siguiente. Una le dice que sus
Libros y sus contabilizaciones están siendo correctamente llevados, la otra que
su gestión gerencial (incluyendo la Contabilidad) está siendo correctamente
desarrollada.
Por que existe esta diferencia? Porque la Contabilidad solo captura
aquellos eventos que han pasado por las cuentas de efectivo (Caja, Bancos) en algún
momento (antes o ahora), y en materia de Costos esto es muy sensible porque la
mayor parte de los costos no pasan por esas cuentas, y son los que realmente
generan los Resultados. En Contabilidad se les llama “Costos escondidos”, o
“intangibles”, y se reconoce su existencia pero no se valora realmente su
impacto en los Resultados porque no se contabilizan. Alguien ha visto un
asiento que nos refleje haber perdido a nuestro mejor cliente? O el hecho de
que tenemos una hermosa representación de equipos o vehículos pero en realidad
vivimos de la venta de servicios del Taller por inhabilidad de vender?
El Diagnostico Organizacional es una herramienta de detección e
identificación de desviaciones o posibilidades de desviaciones sobre los
estándares de gestión establecidos en la organización, o considerados lógicos y también denominados
de “buenas prácticas”. El D. O. nos dice como estamos organizados y como lo
estamos haciendo, e incluso adelanta una opinión acerca de cómo mejorar. Su
objetivo es brindar una fotografía de la empresa basada en la gestión general,
no en los eventos específicos. Existen
varios esquemas de Diagnostico, que van desde el extremo financiero basados en
los análisis de indicadores o ratios de los Balances u otros Estados Financieros,
hasta instrumentos eminentemente cualitativos basados en opiniones expertas
acerca del como deberían hacerse las cosas o que conductas deberían
desarrollarse y enfatizarse o inhibirse en la organización. En nuestra
Consultora utilizamos la herramienta de Diagnostico Organizacional basada en el
sistema desarrollado por el International Trade Centre (ITC) de las Naciones
Unidas, el denominado BMS (Business Management System) que se basa en
identificar y analizar la estrategia seguida para llegar a los resultados
obtenidos, y a partir de ello sugerir otros caminos o derroteros (otras
estrategias) para las gestiones que vienen más adelante. Este instrumento es
mas asertivo que los demás porque no se enfoca a los eventos sino a las
situaciones, y una empresa en marcha se basa en cambios situacionales más que
en la secuencia de eventos.
La herramienta de D.O. que utilizamos, basada en el BMS, incluye todas las
variables que se combinan en una empresa para configurar una gestión, como la definición de políticas, el personal en cantidad y calidad, la
dirección y sus estilos, la organización y sus matices y estructuras, la
producción y sus funciones, el mercadeo y sus objetivos, la competencia, los
planes trazados y su grado de cumplimiento, las finanzas y su manejo, la
logística empleada, el entorno, y cualquier variable que pueda catalogarse de
relevante para el resultado de la gestión. Y su empleo genera tanto el
diagnostico (que hay en este momento y porque lo hay) como el pronóstico en
forma de sugerencias con probabilidad de ocurrencia o éxito calculadas. Al
final, la herramienta entrega la estrategia sugerida, que es lo que todo
empresario quisiera disponer para tomar decisiones.
Disponiendo de estas dos herramientas, que mejor manera de encarar la
próxima gestión, la 2014, con una Auditoria
de Gestión en Costos y un Diagnostico
Organizacional, y así estar en completo conocimiento e interpretación de
las situaciones y eventos que llevaron a la situación presente, y a partir de
ahí establecer las estrategias para la continuación del camino y las pautas de
control operativo para que al término de la gestión siguiente los Resultados
sean mejores? Estas dos herramientas forman parte importante de nuestra oferta
de servicios empresariales, y si desean mas detalles pueden consultarnos.
Carlos M. Duarte M.
Ing. Comercial (UdeC, Chile)
ZAZENco Consulting srl
Especialistas en Ingeniería y Contabilidad de Gestión y Costos, Ingeniería Humana
http://zazenco.wordpress.com
Phone (00591) 776-41005
zazenco.consulting@gmail.com
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